Quanto l’informatica permea l’attività amministrativa di ogni giorno?

L’informatica come uno strumento costoso e poco efficiente per l’Amministrazione Pubblica. Ma anche l’occasione, per la Pubblica Amministrazione, di arrivare all’espulsione del personale senza possibilità di assumerne altro. Una discussione quella sorta in occasione del Master in Diritto e Management delle Amministrazioni Pubbliche a Trento organizzato in collaborazione con l’Università degli studi di Trento, che abbiamo voluto approfondire parlandone con Stefano Talassi, funzionario dell’Ufficio Contratti della Provincia di Trento e partecipante alla terza edizione del Master citato.

Il suo è un lavoro del tutto particolare: non molti rapporti interpersonali e chi firma un contratto prevalentemente si presenta in ufficio di persona solo su appuntamento.
“Proprio così. La mia giornata di lavoro comincia un po’ prima delle otto di mattina. Quando arrivo in ufficio, la prima cosa che faccio è aprire il software “PiTre” (Protocollo Informatico della Provincia autonoma di Trento”) con cui smisto, in via elettronica, tutti i documenti cartacei che mi arrivano. E uno per uno li inserisco nei cosidetti fascicoli elettronici”.

Un’operazione che Stefano Talassi esegue da circa un anno, utilizzando il nuovo software. E già un po’ meno carta gira per il suo e per gli altri uffici provinciali.
“Certamente e la possibilità di recuperare documenti da un efficiente database ci consente di evitare agli uscieri laboriose ricerche negli archivi e permette sin da subito una celere trasmissione di documenti intra amministrazione”.

Tra i files trasmessi arriva una pratica nuova da evadere. Cosa succede a questo punto?
“Dopo aver svolto le mie procedure di accettazione in PiTre, entro nel sito intranet della Provincia per scaricarmi il provvedimento a contrarre e lo schema contrattuale relativo oltre agli altri eventuali allegati. Quindi, inizio a predisporre le lettere per i controlli di rito in capo alla controparte. Oggi, grazie ad un progressivo miglioramento fra le diverse pubbliche amministrazioni, posso chiedere ad es. il certificato DURC già on line e visionare l’archivio delle annotazioni riservate dell’Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici. Non solo: posso verificare on line le certificazioni SOA e ISO e scaricarmi la visura camerale dalla banca dati Telemaco della Camera di Commercio”.

Tanti “click”, questo è vero, ma quanto tempo e quante visite si fanno risparmiare all’impresa controparte? Solo dieci anni fa … si perdeva una giornata solo a capire l’ufficio competente! Ma andiamo avanti. Come procede la sua giornata tipo, dopo che ha predisposto la documentazione per la firma del Direttore e la digitalizzazione in uscita con PiTre?
“Tramite il SAP (il programma che gestisce la contabilità) verifichiamo la copertura finanziaria del provvedimento e spesso accade – prosegue Stefano Talassi - di ricevere richieste di parere telefonico da Comuni o altri Enti. Penso alle lunghe telefonate riguardanti la cosiddetta tracciabilità dei flussi finanziari. Ne abbiamo discusso molto a voce e insieme analizzato le FAQ on line dell’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici in materia”.

Ma anche il mondo dei social-network e Facebook oggi aiuta il lavoro dei funzionari della Pubblica Amministrazione?
“Certo. Nonostante il nostro regolamento sia giustamente restrittivo con riferimento all’abuso della rete, non si può dire che Facebook non sia di ausilio agli operatori. Tramite esso ricevo aggiornamenti da svariate riviste specializzate (Appalti e Contratti – Lavoripubblici.it e molte altre) ed ogni settimana dedico almeno qualche ora per aggiornarmi, per analizzare commenti, sentenze. La materia degli appalti e dei contratti pubblici è alquanto complessa e in continuo divenire e dalla rete si accede non solo a banche dati private (Juris Data o simili), ma anche a numerosi siti istituzionali che hanno una mole di atti accessibili on line. Penso alle sentenze della Corte Costituzionale, del Consiglio di Stato, della Cassazione ma anche a siti istituzionali ministeriali di riferimento e mille altre cose. Non è difficile trovare materiale, il difficile è selezionare il materiale utile e trovare il tempo per analizzarlo”.

Sono trascorse alcune ore. Siamo arrivati già nella tarda mattinata.
“E’ il momento in cui spesso mi incontro con il mio direttore: sono fortunato perché discutiamo molto del lavoro, degli obiettivi per l’anno in corso, della valutazione dell’anno passato; in accordo anche con i miei colleghi, sfruttando una mia conoscenza informatica pregressa, ho avuto la possibilità di realizzare ed implementare un sito web interno in html che permette a tutti i funzionari di avere condivise una miriade di informazioni. E’ impensabile, infatti, riuscire a incontrarsi sistematicamente fra colleghi: il sito è suddiviso in varie sezioni che vanno dalle circolari interne, ai pareri espressi, a studi di analisi su casi specifici, ad approfondimenti di casistica fiscale e da quando è attivo la comunicazione interna è assai migliorata. Non solo. Poiché alcuni obiettivi di risultato sono legati all’effettuazione di alcune analisi “in” e “di” gruppo, il sito permette di inserire in un server tutti i documenti relativi e di creare documenti condivisi ed il direttore, direttamente dal suo ufficio, può monitorarlo in qualsiasi momento”.

E di cosa avete discusso per esempio oggi con il suo direttore?
"Ci siamo confrontati su come organizzare una sezione del sito, legata ai capitolati di appalto che visioniamo prima della loro pubblicazione per l’emissione di un parere preventivo. Dal 2008, da quando mi sono insediato in Provincia, ho raccolto e costantemente aggiornato tutti i dati relativi. Il direttore voleva verificare chi ha fatto cosa nel 2010 e con un semplice click, ora può visionare tutto ciò che su una specifica materia abbiamo svolto in un certo anno”.

Davvero un bell’esempio di semplificazione, non c’è che dire! Basta ricercare carte "di qua e di là". Con un clik, oggi, si hanno davvero risposte immediate. Una breve sistemazione al sito, la pausa pranzo e Stefano Talassi riprende il suo lavoro.
“In questo periodo estivo, oltre all’attività consueta, mi occupo di una ricerca sull’attività negoziale della Provincia e cerco di raccogliere anche materiale on line sul nuovo Regolamento nazionale sui contratti pubblici. E’ appena entrato in vigore: una enorme mole di articoli che necessiterà di analisi, confronto, sintesi: meglio attivarsi per tempo per non rimanere spiazzati all’ultimo momento. Sarebbe davvero utile poter usare skype per organizzare un focus group on line con funzionari di altri servizi o di altre pubbliche amministrazioni che si occupano di contrattualistica. A tutt’oggi, però, questo non è ancora possibile e voglio sperare che non sia un sogno così lontano dall’essere realizzato”.

La giornata è quasi finita. O forse no?
“Spesso mi chiedo, ma dove stiamo andando? Certamente verso una Pubblica Amministrazione sempre più professionale, con dipendenti pubblici sempre più specializzati e preparati. Ma oggi – conclude Stefano Talassi - non basta più conoscere il diritto, l’economia o una sola altra materia specialistica. Ci vuole una base di informatica, una grande dose di fantasia e la capacità di creare relazioni con i componenti della comunità di pratica. Il dipendente pubblico è un civil servant, un servitore dei cittadini, siamo al loro servizio e, nel rispetto delle procedure amministrative, abbiamo il dovere morale di fare il possibile per erogare un servizio sempre migliore”.

Riflessioni che non possiamo che condividere.
“Certo, nel mio caso parte dell’istruttoria dipende dalla celerità di risposta delle altre Amministrazioni coinvolte. Ma oggi anche le prefetture, le questure, l’Inps, l’Inail, la Camera di Commercio, l’Agenzia delle Entrate e l’Autorità di Vigilanza stanno tutte facendo passi da gigante”.

Ci faccia qualche esempio…“
Oggi i tempi si stanno sempre più abbreviando e ciò che solo due anni fa facevamo in 60 giorni, ora riusciamo a farlo in un mese. E quando tutte le Amministrazioni parleranno la medesima lingua, impiegheremo 20 giorni o forse ancora meno, soprattutto se verranno anche ripensate anche certe attuali procedure amministrative”.

Certamente però non basta la tecnologia, occorre saperla anche usare.
“In questo momento penso a tutti coloro che hanno paura che la Pubblica Amministrazione diventi un fortino inespugnabile, nel senso che non verrà più assunto personale anche per colpa dell’informatica. Sono assolutamente certo che in futuro non mancherà lo spazio anche per loro, ma ritengo solo per gente davvero selezionata e competente. I tempi sono cambiati ed oggi non basta più iscriversi ad un concorso per vincerlo: la Pubblica Amministrazione ha bisogno di gente fortemente motivata e sempre meno di persone che credono di non dover lavorare e di vivere alle spalle dei contribuenti. Forse mi sbaglierò, ma i tempi mi sembra stiano davvero cambiando: sarà la crisi, sarà l’orgoglio di essere civil servant”, saranno i controlli più stringenti, ma si avverte un'aria nuova. Forse è l’entusiasmo, forse è la speranza che un giorno il lavoro venga davvero valutato e premiato; forse è solo il cambio del comune sentire, dei valori, chissà … Di certo chi conosce anche l’informatica avrà più chance”.

Avanti con l’ottimismo! Anche Stefano Talassi la pensa come noi. L’informatica applicata alla Pubblica Amministrazione serve per migliorare tempi e qualità dei servizi, per garantire trasparenza e accessibilità. Ma anche per avere nuove competenze e per raggiungere i nuovi obiettivi che la società ci richiede.