tsmNewsletter 02: E-Procurement

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Novembre 2008

e-Procurement: la natura complessa degli interventi di razionalizzazione della spesa

di Matteo Bonifacio 

La crescente considerazione che negli ultimi anni ha ricevuto la tematica dell’eProcurement, tanto all’interno delle aziende private quanto nelle amministrazioni pubbliche, deriva fondamentalmente dalla forte incidenza che oramai la funzione approvvigionamenti ha assunto sul bilancio delle organizzazioni. 

Con il termine eProcurement si intende "quell’insieme di tecnologie, procedure, operazioni e modalità organizzative che consentono l’acquisizione di beni e servizi on-line, grazie alle possibilità offerte dallo sviluppo della rete Internet e del commercio elettronico

A questo proposito, mentre in ambito privato l’adozione di processi di riorganizzazione della funzione approvvigionamenti risulta essere una pratica oramai comunemente diffusa, nel contesto pubblico solo negli ultimi anni, come conseguenza dei vincoli imposti dalle politiche economiche di livello europeo, si è diffusa la convinzione della necessità di una profonda revisione organizzativa e di informatizzazione delle procedure di acquisto all’interno della Pubblica Amministrazione. Sulla base di queste considerazioni, a partire dalla fine degli anni Novanta, ha preso avvio una serie di iniziative finalizzate alla razionalizzazione e allo snellimento dei processi di approvvigionamento della PA, la cui espressione più significativa in ambito nazionale è stata l’iniziativa promossa dal Ministero dell’Economia e delle Finanze col supporto della Consip, la Concessionaria per la gestione dei servizi informatici del Ministero stesso. 

Ad oggi, le iniziative di eProcurement che si stanno affermando nel contesto nazionale italiano stanno seguendo linee direttrici comuni (indirizzate anche da precise disposizioni di tipo normativo), ma ogni esperienza si sta diversificando in virtù degli orientamenti specifici che i diversi obiettivi di progetto suggeriscono. In tal senso, i vantaggi che comunemente si ricercano mediante l’adozione di una soluzione di eProcurement possono essere di vario tipo, ma sostanzialmente sono riconducibili a due tipologie principali: 

  • i benefici di "prodotto" rispecchiano i risparmi sui prezzi di acquisto che si possono ottenere mediante soluzioni di acquisto centralizzate e/o secondo una logica di aggregazione razionalmente coordinata;
  • i benefici di "processo" riflettono i vantaggi (di tipo indiretto) derivanti dalla razionalizzazione dei processi e dalla loro ottimizzazione in una logica di "rete", sfruttando anche l’effetto benchmark che alcune best practices sanno offrire.
Nonostante gli indubbi vantaggi che una soluzione di eProcurement puo’ portare in termini di "sburocratizzazione" di prassi di acquisto consolidate, nel corso del tempo si sono rilevate alcune difficoltà di avanzamento dei progetti avviati. E’ infatti emerso come gli interventi di eProcurement non possano essere effettuati si basi meramente tecnologiche, ma debbano tenere in considerazione una serie di aspetti e problematiche estremamente complesse. In questo senso, uno dei primi ostacoli con cui i primi progetti hanno dovuto scontrarsi è stato appunto quello di dover prevedere l’adozione di un impianto normativo adeguato, in grado di regolamentare procedure di approvvigionamento profondamente diverse rispetto alle prassi consolidate. Non solo. Come ben si può comprendere, l’adozione delle nuove tecnologie di Information e Communication Tecnology ancora sconta, soprattutto all’interno del mondo delle Pubbliche Amministrazioni, notevoli resistenze culturali legate a modi di lavorare consolidati. Da’altra parte, emerge con chiarezza come le strutture che gestiscono gli approvvigionamenti abbiano sviluppato procedure, ruoli e competenze che non sono semplici vincoli all’implementazione dei nuovi modi di lavorare, ma anche opportunita’ da valorizzare creando, ad esempio, centri di eccellenza locali o evidenziando e diffondendo best practices d’acquisto. 

In questo senso e’ emersa la necessita’ di contestualizzare, se non anche progettare, gli intrerventi di eProcurement all’interno di una serie di interventi di natura normativa, organizzativa e culturale. 

Per questo, la tematica dell’eProcurement e, in generale, della riorganizzazione dei processi di approvvigionamento all’interno della PA (intendendo con questo non solo le fasi propriamente di negoziazione/acquisto, ma anche per esempio le fasi più strategiche di analisi della spesa e di adozione delle strategie di gara più idonee) sembra offrire notevoli spunti di analisi, che possono innescare collegamenti con altre discipline, al fine di impostare una riflessione di tipo multidisciplinare attorno alla tematica degli acquisti nelle organizzazioni pubbliche.